FOIA 要求

權利& 責任

請求者的權利和The Office of the Governor在 The Virginia Freedom of Information Act 下的責任

The Virginia Freedom of Information Act（「FOIA」），位於 § 2。Virginia法案的 2-3700 及以下，保證Commonwealth公民和媒體代表獲得公共機構，公職人員和公職員持有的公共記錄。

公共記錄是公共機構或其官員、員工或代理人在處理公共事務時所準備或擁有或持有的任何書面或記錄，無論其是紙張記錄、電子檔案、音訊或視訊記錄或任何其他格式。 所有的公共記錄都被假定為開放的，只有在特定的法定豁免適用的情況下才可以不公開。

FOIA 的政策指出，FOIA 的目的是提高所有人士對政府活動的意識。在推進這項政策時，FOIA 要求法律得以自由解釋，以有利訪問，並且任何允許隱藏公共記錄的豁免都必須具有狹窄的解釋。

向總督辦公室申請公共記錄

• 您可以透過州長辦公室的 NextRequest Portal、美國郵件、傳真、電子郵件、親自或通過電話向州長辦公室（以下簡稱「辦公室」）索取公共記錄。FOIA 不要求您使用任何特定的方法來傳達您的請求。FOIA 也不要求您的要求以書面形式提供，也不需要聲明您正在根據 FOIA 要求記錄。
  • 從實際的角度來看，將您的請求以書面形式提出可能對您和接受您請求的人都有幫助。這樣您就可以為您的請求建立記錄。 這也讓我們清楚說明您要求的是什麼記錄，以免因口頭要求而產生誤會。 但是，如果您選擇不以書面形式提出，我們不能拒絕回應您的 FOIA 請求。
• 您的請求必須「合理具體」地指出您要尋找的記錄。這是一個常識性的標準。 這並未提及或限制您所要求的記錄數量；相反，它要求您提供足夠的具體資訊，以便我們能夠識別和找到您所要求的記錄。
• 您的請求必須要求現有的記錄或文件。FOIA 授予您檢查或複製記錄的權利；這不適用於您提出有關辦公室工作的一般問題的情況，也不要求辦公室創建一個不存在的記錄。
• 您可以選擇接收辦公室在正常業務過程中使用的任何格式的電子記錄。
  • 例如，如果您要求將記錄保存在 Excel 資料庫中，您可以選擇透過電子郵件、電腦磁碟或快閃記憶體接收這些記錄的電子版本，或接收這些記錄的列印版本。
• 如果我們對您的請求有疑問，請配合工作人員的工作，以澄清您所尋求的記錄類型，或嘗試就大量請求的回應達成合理的協議。提出 FOIA 請求不是一個對抗性的過程，但我們可能需要與您討論您的請求，以確保我們理解您在尋找的記錄。

本辦公室在回應您的請求時的責任

• 辦公室必須在收到您的請求後的五個工作天內作出回應。 "第一天」被視為收到您請求的次日。 五天期間不包括週末、假日或辦公室不營業的其他日子。EST 5: 00 後收到的請求視為下一個工作日收到。
• 您向辦公室索取公共記錄的背後原因與此無關，在我們回應您的請求之前，您不必說明您想要記錄的原因。 但是，FOIA 允許辦公室要求您提供您的姓名和法定地址。 
• FOIA 要求辦公室在五天的時間內對您的請求作出以下其中一項回應：
  1. 我們將完整地提供您所要求的記錄。
  2. 我們不提供您要求的所有記錄，因為所有記錄都受到特定法定豁免的限制。如果所有記錄都被扣留，我們必須向您發出書面回覆。 該筆書必須確定被隱藏的記錄的數量和主題，並說明Virginia法典中允許我們隱藏記錄的特定部分。
  3. 我們提供您要求的部分記錄，但隱藏其他記錄。如果只有部分記錄符合豁免條件，我們就不能保留整份記錄。 在此情況下，我們可能會刪除可能保留的記錄部分，並必須向您提供記錄的其餘部分。 我們必須向您提供書面回應，指出 Virginia 守則中允許保留部分要求記錄的特定部分。
  4. 我們書面通知您無法找到或不存在所要求的記錄（我們沒有您要求的記錄）。但是，如果我們知道其他公共機構擁有所要求的記錄，我們必須在給您的回覆中包含其他公共機構的聯絡資訊。
  5. 如果辦公室實際上無法在五天期限內回應您的請求，我們必須以書面方式說明，並解釋無法回應的情況。這將允許我們多出七個工作天來回覆您的請求，因此我們總共有十二個工作天來回覆您的請求。 就根據 § 2 要求的刑事調查檔案而言。2-3706。Virginia 法規 1，我們可以額外使用 60 工作天來回應您的請求，我們總共有 65 工作天來回應您的請求。
• 如果您要求的記錄數量非常多，而我們認為無法在不影響其他組織職責的情況下在十二個工作日內向您提供 記錄，我們可以向法院請求額外的時間來回應您的要求。然而，FOIA 要求我們在向法院要求更多時間之前，在我們向法院要求提供更多時間之前，要求與您達成有關文件的製作協議。

收費

• 公共機構可收取合理費用，但不得超過其查閱、複製、提供或搜尋所要求記錄的實際成本。公共機構不得徵收任何外來、中介或剩餘的費用或開支，以收回與建立或維護記錄或處理公共機構一般業務相關的一般成本。 公共機構收取的任何複印費用不得超過複印的實際成本。 公共機構在進行查詢紀錄之前，須以書面通知申請人，該公共機構可作出合理的費用，不超過其查閱、複製、提供或搜索要求記錄所產生的實際費用，並向請求人查詢他是否希望在提供 2 § F 款所述的要求記錄之前要求估算成本。Virginia 代碼的 2-3704。
• 您可能需要為向辦公室索取的記錄支付費用。FOIA 允許我們收取回應 FOIA 請求的實際費用。這包括員工搜尋所需記錄所花的時間、複印費用，或與提供所需記錄直接相關的任何其他費用。 目前收取的費用是根據每小時的費率計算，並不包括一般間接費用。
• 如果我們估計回應您的要求將花費超過 $200，我們可能會要求您在繼續處理您的要求之前支付一筆不超過估算金額的押金。我們回應您的請求的五天時間並不包括我們要求您支付訂金和您回應之間的時間。
• 您可以要求我們預先估計提供您所要求之記錄的費用。這可讓您預先知道任何費用，或讓您有機會修改您的請求以嘗試降低估計費用。 我們對您的請求作出回應的五天時間不包括我們向您發送估價單與您作出回應之間的時間。 如果您在三十天內未作出回應，則您的請求將被視為撤回。
• 如果您從之前的 FOIA 請求欠我們，但未付款超過三十天，該辦公室可能會要求支付過期賬單，然後才能回應您的新 FOIA 請求。
• 本辦公室保留對異常大量、耗時或過度的請求收取費用的權利。

豁免

Virginia法律允許辦公室拒絕公開披露某些記錄。本辦公室通常依據下列豁免條款隱藏記錄（其他條款也可能適用）：

• 人事資訊(§. 22370511-.())
• 律師與當事人特權(§. 22370512-.())
• 律師工作成果(§. 22370513-.())
• 供應商專屬資訊(§. 22370516-.())
• 與合約談判和授予有關的資訊(§. 223705112-.())
• 總督辦公室的工作文件和信件(§. 223705-.())72