經修訂後 7，2019

目的

• 建立一個有效率、有效的流程，及時、完整地回應《維吉尼亞州資訊自由法》（§ 2 . 2 - 3700等）（FOIA 或法案）規定的請求；
• 促進總督辦公室遵守該法案的公開披露要求；及
• 根據法案要求披露公共記錄的人士，就其權利和回應的公共機構的責任提供意見。

範圍

本政策適用於所有向州長辦公室提出的FOIA請求，包括州長；州長的辦公廳主任、法律顧問、政策主管和內閣部長；主管政府間事務的總督助理；以及弗吉尼亞州法典第2條賦予州長權力的個人。 2 - 104 (辦公室)。

本法下的權利和責任

該法案，§ 2.維吉尼亞法案的 2-3700 等等，保證聯邦公民和在聯邦傳播的媒體代表，獲取公共機構，公共官員和公職員持有的公共記錄。

公共記錄是指任何由公共機構或其人員、僱員或代理人在公營業務交易中擬備或擁有或擁有或擁有的任何書面記錄、電子檔案、音頻或視頻錄製或任何其他格式的書面或錄音（無論是紙質記錄、電子檔案、錄音或任何其他格式）。所有公開記錄都被假定為公開，只有在適用特定的法定豁免情況下才能保留。

FOIA 的目的是提高公眾對政府活動的認識。FOIA要求對法律進行寬泛的解釋，以利於獲取信息，而任何允許保留公共記錄的排除條款都必須進行狹義的解釋。

申請人的 FOIA 權利

聯邦公民及在聯邦傳播的媒體代表可：

• 要求檢查或接收公共記錄副本，或兩者同時；
• 要求提前估算所要求記錄的任何費用；
• 根據第2條提出訴求。 2 - 3713如果申請人認為其FOIA法》權利受到侵犯，可以在地區法院或巡迴法院強制執行FOIA ；和
• 通過美國郵政、傳真、電子郵件、親身或電話索取記錄。FOIA DOE不要求請求必須以書面形式提出， DOE也不需要具體說明根據FOIA尋求記錄。 但是，請注意：
• 提出書面要求可能會很有幫助。這會提供請求的記錄。它還清楚地說明正在要求哪些記錄，因此不會對口頭請求造成誤解。然而，如果沒有書面形式，該辦公室將以口頭方式回應FOIA請求。
• 請求必須以「合理的特定性」識別所尋求的記錄。這是一個常識的標準。它DOE引用或限制可能請求的記錄的數量或數量；相反，它要求請求足夠具體，以便辦公室可以識別和找到所需的記錄。
• 請求必須要求提供記錄或文件。FOIA賦予了檢查或複製記錄的權利；它DOE用於詢問有關辦公室工作的一般性問題的情況。
• 申請紀錄的人可選擇接收辦公室在正常業務中使用的任何格式的電子記錄。例如，如果要求保存在 Excel 資料庫中的記錄，請求可以選擇以電子方式、通過電子郵件或電腦磁碟上接收這些記錄，或接收這些記錄的列印副本。

如果辦公室對請求有疑問，辦公室將嘗試與提出要求的人合作，以了解正在尋求的資料。提出 FOIA 請求不是一個對抗性的過程，但辦公室可能需要對請求進行澄清。

辦公室在回應 FOIA 請求時的職責

辦事處必須在收到請求後五 (5) 工作日內回應。「第一天」被視為收到請求後的一天。DOE五天期限不包括週末或假日。 如果在東部時間下午 5 後收到請求，則請求將被視為在下一個工作天已收到。

不需要索取公共記錄的原因。辦事處不會詢問為何要求有關紀錄。但是， FOIA DOE允許該辦公室詢問申請人的姓名和法定地址。

FOIA 要求辦公室在五天期限內對請求作出以下回應之一：

• 我們將全部提供所要求的公共記錄。
• 我們將拒絕所有要求的公共記錄，因為所有公共記錄均受特定的法定排除條件。如果所有記錄都被隱藏，辦公室必須以書面形式提供回覆。該書面回應必須確定被隱藏的記錄的數量和主題，並列明維吉尼亞法典中保護公共記錄免遭披露的特定部分。
• 我們將提供一些要求的公共記錄，但將拒絕其他。如果只有一部分的記錄受豁免，辦公室不能保留整個記錄。在這種情況下，辦事處可以修改記錄中可能被保留的部分，並必須提供其餘的公開記錄。辦公室必須提供書面回應，指出弗吉尼亞州法典中允許保留部分要求記錄的特定部分部分部分。
• 如辦事處在物流上無法在五天內回應要求，辦事處必須以書面形式說明，並解釋情況。如此一來，辦公室會增加七個 (7) 工作天才能回應該請求。

如要求涉及大量的公共記錄，而辦公室無法在十二 (12) 天內提供記錄，而不會干擾其他組織職責，辦公室可向法院提出額外時間回應該要求。然而， FOIA要求辦公室在向法院提出申請之前，盡合理努力與申請人就請求的範圍或製作內容達成協議。

成本

• 辦事處可能要求人士索取公開記錄的人支付這些記錄。FOIA允許辦公室收取回應FOIA請求的實際費用。 這包括員工在搜尋要求記錄的時間、複製成本或與提供要求記錄直接相關的任何其他成本等項目。它不能包括一般的開銷成本。
• 如果辦公室估計回應要求的費用將超過 $ 200，辦公室可能會要求索取公共記錄的人在辦事處繼續回應該要求之前支付押金。
• 尋求公開記錄的人士可要求辦事處提前估算提供所要求紀錄的費用。這將使尋求記錄的人可以預先了解任何成本，或給他或她有機會修改請求，以嘗試降低估計成本。

常用的排除

該法案允許任何公共機構拒絕公開披露某些記錄。該辦公室通常會保留以下排除條件的記錄（儘管根據弗吉尼亞法案或弗吉尼亞法律下的其他排除條件也可能保護公共記錄免遭披露）：

• 人事記錄 (§ 2.2-3705。1 (1));
• 受律師客戶特權限的記錄 (§ 2.2-3705。1 (2))或律師工作產品（§ 2.2-3705。1 (3));
• 供應商專有資訊軟體 (§ 2.2-3705。1 (6));
• 有關合約交易和批出合約之前的記錄（§ 2.2-3705。1 (12));和
• 總督的工作文件和函件 (§ 2.2-3705。7 (2))。